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會議接待的各項工作

發布日期:2016-12-19 02:06:38 瀏覽:2412

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 【一】前期工作

   1、會場預約
   專人協助您的實地考察工作。吃、住、行、游、購、娛。根據要求預定酒店,會議(會展)場地。車輛等。我們將根據您的需要,為您具體分析各種情況做出最完美的策劃;我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地;我們將根據會議對周邊環境的要求,為您確定具體舉辦地點,我們將根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前為您預約。
   2、負責會場的布局,設備安裝調試
   我們將根據會議的具體情況,為您設計并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節;我們將根據您的需要,為你你提供會議所需要的所有設備,并提前安放在指定位置;我們將根據您的需要,提前為您調試好設備,確?;嵋櫚乃忱?。
   3、印刷材料的設計制作
   我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務;我們將根據會議的具體需求,設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案;我們將會為您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷;我們將根據您的需要,提前把印刷品送到會場或指定位置。
   4、準備會務用品:
   代表證、會徽、紀念品等。
   5、提供公關禮儀、文秘、翻譯服務,代租會務所需設備。
   6、及時準確提供機票、火車票、酒店信息。
   7、代訂會議所需的音響、燈光、攝影等設備。
   8、提供平面立體、vi設計。
   【二】會前準備
   1、接站:
   我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛;我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員,把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。我們為您準備的車輛每個座位都有保險。
   a、提供優秀導游協助會務組舉牌機場接站。
   b、提供接、送機(站)時所需的各類型豪華空調車。
   2、營造氣氛
   a、酒店大堂內歡迎水牌,門外或會場橫幅等;會議(會展)場所的布置:歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。
   b、彩旗、氫氣造型氣球、歌舞表演等。
   3、報道
   a、酒店大堂內免費提供簽到臺(桌)及提示牌;
   b、專職人員協助會務組負責簽到、分房、等有關事宜;安客戶需要安排接送與會賓客,協助會務組辦理賓客簽到等工作。
   4、會場服務
   a、根據會務組要求,策劃、制作會場背景;
   b、根據會務組要求,專職人員負責會場的桌、椅擺放,負責與酒店方協調會場茶水、紙、筆供應及燈光、音響設備調試情況等。
   5、禮品制作
   向會務組人員介紹黑龍江的特色紀念品,并陪同選購或根據會務組要求制作會議紀念品。
   6、返程票務
   a、會議報道期間提供專職票務人員負責返程票務登記;
   b、代訂哈爾濱飛往全國各地的最優惠折扣機票。
   【三】會中服務
   1、提供專業外語翻譯,攝像、禮儀公關和文秘服務。
   2、免費提供經驗豐富的接待人員全天協助會務工作。
   3、會議期間可為vip客人提供特殊照顧和服務。
   4、向參會人員提供全市范圍內機場、火車站接送服務。
   5、提供會議期間以及后勤保障工作和外圍的協調服務。
   6、參會者的餐飲:我們將根據參會人員的喜好,為您預定各種形式的參會:西餐、中餐、自助餐、宴會等等;我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻飯店的地點,為您推薦不同的用餐地點。
   【四】會后旅游考察服務
   一次成功的旅行考察在整個會議中的效果又豈止點睛之筆,除了跟您和您的朋友一個放松和調節的時間,而在這良好和熱烈的氛圍下,有怎能不再結識多一些朋友、給您的事業創造新的機遇和意想不到的驚喜呢。只要您提出,我們就為您貼身打造合適的線路和報價。景點景區、旅游空調用車、旅游保險、優秀會議導游服務,一應俱全。
   【五】會后總結
   1、對參會代表的會后旅游考察工作進行合理安排。
   2、協助會議人員處理會后事宜,進行會議期間的工作總結。
   【六】會議及會展的預算
   1、交通費用
   交通費用可以細分為:
   (1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
   (2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
   (3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
   2、會議室/廳費用
   具體可細分為:
   (1)、會議場地租金——通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。
   (2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通??上蜃ㄒ檔幕嵋櫸窆咀裳?,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。
   (3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。
   (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?;謖廡┲С志偈斃災?,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
   對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協議。
   3、住宿費用
   住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
   正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關?;嵋櫓靼旆接γ魅肪頻曖Φ憊乇棧蛘嚦諾姆襝钅考胺段?。
   4、餐飲費用
   會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。
   (1)、早餐
   早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)
   (2)、中餐及午餐
   中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。( 勵志天下 www.lizhi123.net )
   (3)、酒水及服務費
   通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
   (4)、會場茶歇
   此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
   (5)、聯誼酒會/舞會
   事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認。
   5、視聽設備
   除非在室外進行,否則視聽設備的費用通??梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:
   ●設備本身的租賃費用,通常按天計算
   ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理
   ●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理
   c、演員及節目
   通??梢匝《ń諛亢蟀闖〈渭撲?mdash;—預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。
   d、其他——點心、水果及調制色酒
   6、雜費
   雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通??梢栽諢崳穹延迷に闃性雋脅豢稍ぜ延米魑?。
   那么,展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?
   展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方——
   相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。
   不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發布會或者酒會。
   展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。
   如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。