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會議接待怎么做?

發布日期:2016-12-27 09:53:35 瀏覽:2782

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 一、 會議報道之前的工作 

1、與會議主辦單位確認會議的報到日期、會議名稱、會議用水牌和布標、到會的大致人數、使用會議室的日期和會議室擺設方式、會務組老師(或工作人員)到達日期(確認航班或車次)、會務組的會議要求(會議主辦單位內容,到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時間、有關會議安排的細節問題、會后考察的具體行程安排);同時提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考,在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價格在符合會議要求的范圍內.
2、在上述情況落實后盡快將所選酒店訂妥(房間、餐標、會議室價格按天計算、酒店位置),落實在會議報到日期接站所用車輛和聯系方式(需根據報到人數安排相應接站用車);落實會后考察行程的用車、導游、火車票、飛機票、地接社(只是提前進行大致預訂).
▲會議場地要求:9個多媒體教室;容納2-300人左右 
3、在酒店預訂完畢后,將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發送至主辦方,尤其是將酒店的具體準確的所在地理位置和從機場或火車站出發到達酒店的乘車(公交車)方式告知會議主辦方;同時可再次與對方確認會議報到人數和日程安排有無變化或是更改.
4、第三項(3、)工作完畢后可向行程用車單位或個人、導游、機車票、地接社作出相對準確的答復,以便對方作出相應的安排和接會準備.
5、準備會議所用相關用具(會議在酒店或團隊車輛使用的各類標識、簽到登記的表格、文具用品、學習資料袋【包括:筆記本、筆、文件袋】、預訂返程交通所用表格和車次時刻表、相應的返程交通價格表、會后考察的紀念品【禮品】、座簽牌)同時通知會議用酒店此次會議的名稱和對于提前到達的學員如何安排住宿.
6、通知酒店,會務工作人員需要提前一天【也可根據到會人員的情況而定】進駐酒店并準備會務組用房;同時通知接站的用車和確認司機的聯系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務組房間號;同時與會議主辦方聯系告知會務工作人員已經入住酒店.在入住酒店后須將會議的名稱和報到地點、乘車方式、酒店聯系電話、會務組所在房間通知辦公室職守人員 
二、 會議報到前準備工作 
1、入住酒店的工作人員須將會務組房間布置好以便會議報到時使用;同時與酒店各個相關部門協調好會議細節問題(如:會議用布標、水牌、會議室、餐廳的情況);將會務組標識張貼好在容易看到的地方.
2、詳細了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務組老師和講課老師所用的房間】.
3、相關會議使用設備的準備情況【如:會場布置情況、多媒體投影儀】.
三、 會議期間的工作 
1、會議在報到期間最重要的是【收費】.在收費過程中必須細致、準確、書面登記.
收費過程中必須嚴格按程序操作,及:
(1)確定學員情況 
(2)根據情況計算應交費用 
(3)填寫收費【收據】不撕!
(4)收款 
(5)將收據撕下交于學員 
(6)填寫報到表.
2、在出現收費后,收據已開出的情況下;學員行程出現變化必須在【原收據】的基礎上進行加注或更改,更改后的內容必須有客人簽字和日期.
四、 會議期間注意問題 
1、會務組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環境.
2、會務組所用的書面文件需保存完好.
3、會務款的支出或相互來往必須以書面形式體現;及相互出據憑證.
4、.各人會務款必須保管好,做到每天進行清點,保險安全的寄存